Nội dung:

1. Mức chi phí trang phục được miễn thuế TNDN

2. Điều kiện và tiêu chí để chi phí trang phục được tính vào chi phí hợp lý

Chi tiết:

1. Mức chi phí trang phục được miễn thuế TNDN

Căn cứ vào Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) hướng dẫn các khoản chi phí được trừ và không được trừ như sau:

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

Theo quy định hiện hành, khoản chi phụ cấp trang phục cho người lao động chỉ được tính vào chi phí được trừ (miễn thuế TNDN) tối đa 5.000.000 đồng/người/năm nếu chi bằng tiền mặt. Phần chi vượt quá 5 triệu đồng/người/năm sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Trường hợp công ty cấp trang phục bằng hiện vật (cấp quần áo, đồng phục trực tiếp) thì được tính toàn bộ chi phí vào chi phí hợp lý, không khống chế mức tiền, miễn là có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp cho khoản chi này.

Như vậy, mức chi trang phục bằng tiền 5 triệu đồng/người/năm là giới hạn tối đa theo quy định mới nhất để được miễn thuế TNDN (phần vượt sẽ chịu thuế), còn chi bằng hiện vật thì không giới hạn định mức nhưng phải có chứng từ đầy đủ.

Lưu ý, theo quy định tại điểm b Khoản 2 Điều 14 Luật thuế Giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025) đã Bỏ ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ khi xác định khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Do đó, Đại lý thuế MitoU khuyến nghị các khoản thanh toán chi phí nói chung đều phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, thay vì ngưỡng 20 triệu đồng nêu trên.

2. Điều kiện và tiêu chí để chi phí trang phục được tính vào chi phí hợp lý

Để khoản chi trang phục cho nhân viên được tính là chi phí hợp lý, hợp lệ (chi phí được trừ) khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp phải tuân thủ các điều kiện sau:

- Phục vụ hoạt động kinh doanh và được phép chi theo quy định nội bộ: Khoản chi phải nhằm phục vụ cho công việc (trang phục cho nhân viên mặc khi làm việc) và thường nên được quy định rõ trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế nội bộ của công ty về mức và điều kiện hưởng phụ cấp này. Điều này giúp khẳng định tính hợp lý của khoản chi đối với người lao động. (Theo quy định chung tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản phúc lợi cho nhân viên muốn được trừ phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ như hợp đồng lao động hoặc quy chế công ty).

- Không được chi vượt mức khống chế nếu chi bằng tiền: Như nêu trên, phụ cấp trang phục chi bằng tiền mặt không được vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm. Nếu chi vượt, phần vượt sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý. Do đó, để toàn bộ khoản chi được trừ, doanh nghiệp phải đảm bảo mức chi tiền mặt ≤ 5 triệu đồng mỗi người mỗi năm. Đối với chi bằng tiền mặt, cần có chứng từ chi tiền hợp lệ (phiếu chi, danh sách ký nhận tiền của nhân viên...).

- Trường hợp chi bằng hiện vật: Phải có hóa đơn, chứng từ đầy đủ cho việc mua sắm đồng phục. Nếu doanh nghiệp tự may hoặc thuê may đồng phục phát cho nhân viên, cần hóa đơn từ đơn vị cung cấp dịch vụ may mặc hoặc mua vải... Khoản chi bằng hiện vật không bị giới hạn mức tiền, nhưng không có hóa đơn chứng từ thì sẽ không được tính vào chi phí hợp lý. Nếu phát sinh hóa đơn mua trang phục có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, cần thanh toán qua ngân hàng (chứng từ không dùng tiền mặt) theo quy định pháp luật về thuế.

- Trường hợp chi kết hợp cả tiền và hiện vật: Doanh nghiệp có thể vừa cấp phát đồng phục hiện vật, vừa phụ cấp thêm bằng tiền cho người lao động. Trong trường hợp này, phần chi bằng tiền vẫn bị khống chế tối đa 5 triệu đồng/người/năm, và phần chi hiện vật phải có hóa đơn chứng từ. Doanh nghiệp phải đồng thời thỏa mãn cả hai điều kiện trên cho từng hình thức chi thì toàn bộ chi phí trang phục đó mới được trừ khi tính thuế.

- Đáp ứng các điều kiện chi phí được trừ khác theo luật thuế:

Ngoài các yêu cầu đặc thù về trang phục đã nêu, chi phí trang phục vẫn phải đáp ứng các điều kiện chung để được tính vào chi phí được trừ theo quy định của pháp luật thuế.