Nội dung chính:

1. Điều kiện để khoản chi phí là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

2. Vé máy bay người lao động đi công tác (phục vụ công việc doanh nghiệp)

3. Người lao động nước ngoài về nước khi kết thúc hợp đồng lao động hoặc nghỉ phép

Chi tiết:

1. Điều kiện để 1 khoản chi phí là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Căn cứ vào Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) hướng dẫn các khoản chi phí được trừ và không được trừ như sau:

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

2. Hồ sơ tính vào chi phí được trừ của chi phí vé máy bay phục vụ người lao động đi công tác (phục vụ công việc doanh nghiệp)

Hồ sơ cần có để chi phí vé máy bay đi công tác là chi phí hợp lệ bao gồm:

- Hóa đơn GTGT ghi tên, địa chỉ và MST công ty (Bắt buộc)

- Vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass.). Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác (Bắt buộc)

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (Giá đã bao gồm thuế GTGT). Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

+ Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

+ Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

+ Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

- Quyết định cử đi công tác/Giấy điều động: Văn bản của doanh nghiệp nêu rõ người được cử đi công tác, địa điểm, thời gian và nội dung công tác. Giấy này có chữ ký người có thẩm quyền của công ty; trường hợp công tác ở nước ngoài, nên kèm thư mời hoặc lịch trình làm việc để làm rõ mục đích chuyến đi. (Nên có)

- Báo cáo công tác ghi rõ nội dung công việc và kết quả công tác, biên bản hoặc email trao đổi công việc liên quan đến chuyến công tác (Nên có)

- Giấy xác nhận đã đến nơi công tác (có đóng dấu đơn vị đến công tác hoặc các chứng từ khác như hóa đơn khách sạn, vé taxi tại nơi đến) để chứng minh việc công tác là có thực.

3. Người lao động nước ngoài về nước khi kết thúc hợp đồng lao động hoặc nghỉ phép về nước:

Theo quy định tại Điểm g.6, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/08/2013 của Bộ Tài chính, khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi do người sử dụng lao động trả hoặc thanh toán cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam về phép mỗi năm một lần không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chi trả khoản này hơn một lần trong năm, từ lần thứ hai trở đi, Cơ quan thuế sẽ xác định đây là một khoản lợi ích cho người lao động nên: về thuế TNCN, giá trị vé này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Lưu ý: Đối với vé máy bay về phép (phúc lợi) hoặc phụ cấp đi lại nghỉ phép, phải đảm bảo tổng các khoản phúc lợi không vượt mức 1 tháng lương bình quân/năm. Nếu vượt, phần vượt sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN.

Hồ sơ cần có để chi phí vé máy bay về nước khi kết thúc hợp đồng lao động hoặc nghỉ phép về nước:

- Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động: Hợp đồng cần có điều khoản về việc công ty thanh toán chi phí về nước khi kết thúc hợp đồng. Nếu hợp đồng không nêu, có thể bổ sung thỏa thuận bằng văn bản trước khi chấm dứt, trong đó ghi nhận quyền lợi vé máy bay hồi hương cho người lao động.

- Hóa đơn GTGT ghi tên, địa chỉ và MST công ty (Bắt buộc)

- Vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass.). Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác (Bắt buộc)

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (Giá đã bao gồm thuế GTGT). Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

+ Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

+  Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

+ Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.