Điều kiện các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế Thu nhập doanh nghiệp được quy định tại Khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC) phải đáp ứng 3 điều kiện chung, gồm:

+ Là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

+ Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

+ Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Tuy nhiên, theo quy định tại điểm b Khoản 2 Điều 14 Luật thuế Giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025) đã Bỏ ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ khi xác định khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Do đó, Đại lý thuế MitoU khuyến nghị các khoản thanh toán chi phí nói chung đều phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, thay vì ngưỡng 20 triệu đồng nêu trên.

Ngoài ra có một số lưu ý khi hỗ trợ chi phí điện thoại, internet… để tính chi phí được trừ khi xác định vào chi phí được trừ tính thuế Thu nhập doanh nghiệp như sau:

- Chi phí điện thoại, internet cho nhân viên

+ Cần có quy chế, hợp đồng lao động, quyết định nội bộ hoặc quy định của công ty về khoản hỗ trợ này.

+ Cần có hóa đơn, chứng từ hợp lệ (hóa đơn do nhà mạng phát hành).

+ Khoản hỗ trợ này phải có trong bảng lương hoặc phụ lục hợp đồng lao động.

- Chi phí điện thoại, internet chung của doanh nghiệp

+ Cước điện thoại bàn thì phát sinh tại văn phòng.

+ Cước internet dùng chung cho doanh nghiệp, sử dụng tại doanh nghiếp.

+ Chi phí điện thoại, internet phục vụ khách hàng, hội nghị trực tuyến.

Một số trường hợp bị loại trừ không được khấu trừ hoặc không được tính vào chi phí được trừ khi:

+ Chi phí điện thoại, internet cá nhân không liên quan đến doanh nghiệp.

+ Hóa đơn mang tên cá nhân, không có hợp đồng chi trả của doanh nghiệp.

+ Chi phí vượt quá mức hợp lý mà không có quy chế rõ ràng.

+ Khoản hỗ trợ nhưng không có trên bảng lương hoặc hợp đồng lao động.

Không có quy định cụ thể về mức tối đa của chi phí điện thoại, internet…, nhưng doanh nghiệp nên có quy chế nội bộ hợp lý. Thông thường, mức hỗ trợ phổ biến cho nhân viên như sau:

+ Nhân viên hành chính: 200.000 - 500.000 VNĐ/tháng.

+ Quản lý, giám đốc: 1.000.000 - 3.000.000 VNĐ/tháng.

+ Nhân viên kinh doanh, dịch vụ khách hàng: 500.000 - 2.000.000 VNĐ/tháng.

Nếu vượt mức hợp lý và không có giải trình rõ ràng, cơ quan thuế có thể loại trừ các khoản chi phí này khỏi chi phí được trừ khi xác định thuế Thu nhập doanh nghiệp.

Trong trường hợp cần thêm thông tin chi tiết về tư vấn chính sách thuế, vui lòng liên hệ Đại lý thuế MitoU để biết thêm thông tin chi tiết./.