Nội dung chính

1. Các dạng thu nhập chính của lao động nước ngoài.

2. Nghĩa vụ kê khai thuế TNCN

3. Nghĩa vụ quyết toán thuế TNCN

4. Quy trình cơ bản dành cho cá nhân tự quyết toán

Chi tiết

1. Lao động nước ngoài thường có 4 nguồn thu nhập chính:

- Thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả tại Việt Nam cho công việc tại Việt Nam (A)

- Thu nhập tiền lương, tiền công được trả tại nước ngoài

Bao gồm:

+ Thu nhập được trả tại nước ngoài cho công việc tại Việt Nam (B)

+ Thu nhập được trả tại nước ngoài cho công việc tại nước ngoài (C)

- Thu nhập từ hoạt động tự do, dịch vụ tại Việt Nam (D)

- Thu nhập từ các nguồn khác (E)

2. Kê khai thuế

Nguyên tắc kê khai chung là: Đơn vị nào trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thì sẽ có trách nhiệm khấu trừ và kê khai; nếu thu nhập từ tiền lương, tiền công không do tổ chức tại Việt Nam chi trả, cá nhân phải tự kê khai:

- Thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả tại Việt Nam cho công việc tại Việt Nam (A):

Doanh nghiệp trả thu nhập sẽ kê khai theo tháng hoặc quý (thông qua tờ khai thuế TNCN mẫu do Bộ Tài chính ban hành). Người lao động không phải nộp tờ khai cá nhân hàng tháng, nhưng cuối năm có thể cần phối hợp quyết toán. Mọi khoản thu nhập thường xuyên này đã được khấu trừ thuế tại nguồn, do đó người lao động chỉ cần kiểm tra chứng từ khấu trừ thuế do công ty cung cấp (nếu cần) để phục vụ quyết toán.

- Thu nhập được trả tại nước ngoài cho công việc tại Việt Nam (B):

Người lao động phải trực tiếp lập tờ khai thuế TNCN hàng quý và nộp trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế cho cơ quan thuế quản lý. Khi kê khai, cần chuẩn bị chứng từ chứng minh khoản thu nhập nhận được từ nước ngoài (chẳng hạn sao kê ngân hàng, bảng lương) và chứng từ thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có) để làm căn cứ tính thuế và khấu trừ thuế (tránh trùng thuế hai lần).

- Thu nhập được trả tại nước ngoài cho công việc tại nước ngoài (C):

Nếu người nước ngoài là cá nhân cư trú tại Việt Nam, người lao động phải kê khai thu nhập này. Ngược lại, nếu là cá nhân không cư trú, người lao động không phải kê khai hoặc nộp thuế TNCN tại Việt Nam

- Thu nhập từ hoạt động tự do, dịch vụ tại Việt Nam (D):

+Nếu người nước ngoài cư trú thực hiện dịch vụ, tư vấn... cho một đơn vị tại Việt Nam theo hợp đồng ngắn hạn hoặc khoán việc (không phải HĐLĐ dài hạn), thì mỗi lần thanh toán thù lao đơn vị trả tiền sẽ khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi trả. Cá nhân có thể không phải kê khai hàng tháng cho khoản này vì phía trả thu nhập đã kê khai thay (tương tự trường hợp trả lương). Tuy nhiên, cuối năm cá nhân cần tổng hợp các khoản thu nhập này vào hồ sơ quyết toán nếu có thêm những nguồn thu khác.

+ Nếu người nước ngoài không cư trú cung cấp dịch vụ tại Việt Nam (ví dụ diễn giả đến Việt Nam giảng dạy, chuyên gia tư vấn ngắn hạn), đơn vị trả thù lao sẽ khấu trừ 20% và kê khai thay; cá nhân không cư trú không được giảm trừ gia cảnh và không quyết toán cho khoản thu nhập này (vì 20% đã là thuế suất cuối cùng)

- Thu nhập từ các nguồn khác

Nếu người nước ngoài có thu nhập từ đầu tư vốn, chuyển nhượng vốn, bản quyền… tại Việt Nam, thông thường các khoản này cũng do tổ chức trả thu nhập khấu trừ.

Cá nhân cư trú nếu có thu nhập cho thuê nhà tại Việt Nam hoặc kinh doanh độc lập thì phải đăng ký và kê khai thuế theo quy định (thường theo quý hoặc từng lần phát sinh, tùy trường hợp, và áp dụng thuế suất riêng cho từng loại thu nhập theo luật).

Trường hợp có thu nhập phát sinh ở nước ngoài (như lãi đầu tư, chuyển nhượng cổ phần ở nước ngoài), cá nhân cư trú phải kê khai với cơ quan thuế Việt Nam theo từng lần hoặc theo quý tùy loại thu nhập, tương tự như cách kê khai tiền lương từ nước ngoài.

3. Quyết toán thuế

Trách nhiệm quyết toán thuế TNCN có thể thuộc về cá nhân người nộp thuế hoặc công ty trả thu nhập, tùy tình huống cụ thể. Theo quy định, tổ chức trả thu nhập (ví dụ công ty Việt Nam) cũng phải thực hiện quyết toán thuế TNCN hàng năm đối với phần thu nhập do mình chi trả. Đồng thời, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay trong một số trường hợp nhất định, hoặc trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế nếu không đủ điều kiện ủy quyền.

Cụ thể, nếu người lao động nước ngoài chỉ có duy nhất thu nhập từ tiền lương tại một công ty Việt Nam trong năm và đã được công ty khấu trừ đầy đủ thuế, họ có thể ủy quyền cho công ty đó quyết toán thuế thay mình. Khi đó, công ty sẽ gộp thu nhập của người này vào báo cáo quyết toán chung và chịu trách nhiệm về số thuế phải nộp thêm hoặc được hoàn của cá nhân đó.

Ngược lại, nếu cá nhân có thu nhập từ nhiều nơi (ví dụ có lương từ hai công ty, hoặc vừa có lương trong nước vừa có thu nhập từ nước ngoài) thì bắt buộc phải tự quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế, công ty không được quyết toán thay.

Tóm lại, công ty chịu trách nhiệm quyết toán phần thuế đã khấu trừ cho những cá nhân thuộc diện ủy quyền, còn cá nhân phải tự quyết toán nếu có từ hai nguồn thu nhập trở lên hoặc muốn tự quyết toán để được hoàn thuế.

Dù ủy quyền hay tự quyết toán, trách nhiệm cuối cùng về số thuế phải nộp đúng – đủ vẫn thuộc về người nộp thuế.

4. Quy trình cơ bản dành cho cá nhân tự quyết toán

Quyết toán thuế TNCN là việc tính toán lại số thuế phải nộp của cả năm (hoặc thời kỳ tính thuế) so với số đã tạm nộp, để xác định số chênh lệch phải nộp thêm hoặc được hoàn lại. Chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công mới phải quyết toán thuế.

Quy trình cơ bản dành cho cá nhân tự quyết toán bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định kỳ tính thuế và thu nhập:

Đối với cá nhân cư trú, kỳ tính thuế thông thường là theo năm dương lịch (từ 1/1 đến 31/12). Tuy nhiên, đối với người nước ngoài lần đầu đến Việt Nam, nếu trong năm đầu tiên ở dưới 183 ngày nhưng trong 12 tháng đầu tiên kể từ khi đến lại đủ 183 ngày trở lên, thì kỳ tính thuế đầu tiên của họ sẽ được tính đủ 12 tháng liên tục từ ngày đến Việt Nam.

Cá nhân cần xác định rõ khoảng thời gian thu nhập thuộc kỳ quyết toán (12 tháng hay năm) để tổng hợp chính xác thu nhập chịu thuế.

Bước 2: Thu thập chứng từ và tính toán thu nhập chịu thuế:

Người nộp thuế cần tổng hợp tất cả các khoản thu nhập trong kỳ tính thuế thuộc diện chịu thuế TNCN, phân loại theo từng nguồn (lương, thù lao, kinh doanh, thu nhập nước ngoài, v.v.). Đồng thời, thu thập các chứng từ khấu trừ thuế do tổ chức trả thu nhập cung cấp (nếu có) và chứng từ tự nộp thuế (nếu tự khai trong năm). Đối với cá nhân cư trú, áp dụng các khoản giảm trừ gồm: giảm trừ gia cảnh cho bản thân (11 triệu đồng/tháng) và cho mỗi người phụ thuộc đủ điều kiện (4,4 triệu đồng/tháng, cùng các khoản bảo hiểm bắt buộc, từ thiện được trừ (theo Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC). Sau khi trừ các khoản miễn/giảm trừ, tính thu nhập tính thuế và áp dụng biểu thuế lũy tiến 7 bậc (5% – 35%) cho phần thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú.

Bước 3: Lập hồ sơ quyết toán thuế:

Hồ sơ quyết toán thường gồm:

- Tờ khai quyết toán thuế TNCN;

- Kèm theo tờ khai, cá nhân cần nộp bản sao chứng từ khấu trừ thuế, chứng từ chứng minh khoản thu nhập đã nộp thuế ở nước ngoài (nếu đề nghị khấu trừ thuế đã nộp ở nước ngoài),

- Chứng minh nhân dân/hộ chiếu, giấy ủy quyền quyết toán (nếu quyết toán thay).

- Giấy xác nhận số thuế đã nộp ở nước ngoài (có xác nhận của cơ quan thuế nước ngoài) nếu có

Lưu ý 1: Trường hợp cá nhân có thu nhập ở nước ngoài, mà có thỏa thuận Hiệp định tránh đánh thuế 2 lần với Việt Nam, đã nộp thuế ở nước đó, khi quyết toán tại Việt Nam, có thể được khấu trừ số thuế đã nộp ở nước ngoài vào số thuế phải nộp ở Việt Nam cho phần thu nhập đó. Mức thuế được trừ không vượt quá số thuế TNCN tính theo biểu thuế Việt Nam tương ứng với phần thu nhập ngoại.

Ví dụ, nếu trong năm một cá nhân cư trú có 100 triệu thu nhập tại nước A (đã đóng 10 triệu tiền thuế ở nước A) và 500 triệu thu nhập tại Việt Nam, thì khi quyết toán, thuế Việt Nam tính trên 100 triệu này (theo biểu lũy tiến) giả sử là 8 triệu, thì cá nhân chỉ được trừ tối đa 8 triệu từ 10 triệu đã nộp (không hoàn phần chênh).

Lưu ý 2: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế. Nếu quá thời hạn này mà không nộp hồ sơ, cá nhân có thể bị phạt chậm nộp hồ sơ quyết toán. Sau khi nộp hồ sơ, nếu tính ra số thuế phải nộp thêm, cá nhân cần nộp ngay số thuế thiếu (quá hạn sẽ tính tiền chậm nộp). Nếu nộp thừa (được hoàn thuế), cá nhân đánh dấu hoàn thuế trên tờ khai; cơ quan thuế sẽ xử lý hoàn trả vào tài khoản ngân hàng của cá nhân hoặc bù trừ kỳ sau theo lựa chọn.

Lưu ý 3: Trường hợp đặc biệt: Đối với người nước ngoài kết thúc công việc và rời Việt Nam, pháp luật yêu cầu phải thực hiện quyết toán thuế trước khi xuất cảnh. Cụ thể, khi chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam, cá nhân người nước ngoài phải kê khai quyết toán với cơ quan thuế trước thời điểm rời khỏi Việt Nam.

Nếu chưa kịp làm thủ tục quyết toán trước khi xuất cảnh, người đó phải ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác tại Việt Nam (ví dụ công ty sử dụng lao động, hoặc một đơn vị tư vấn thuế) thực hiện quyết toán thay sau khi họ rời đi. Việc này nhằm đảm bảo người nước ngoài hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi rời khỏi Việt Nam. Khi ủy quyền, tổ chức/cá nhân nhận ủy quyền sẽ chịu trách nhiệm về số thuế còn phải nộp hoặc số thuế nộp thừa được hoàn của cá nhân đó.